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采購商務風險分析

2019-08-09 11:27:53

即使制定有完善的采購計劃,在采購過程中,也可能出現各種意外情況,影響全面采購成本管理效果,甚至導致采購成本不降反增。比如因采購預測不準,導致物料難以滿足生產要求或超出預算;或因供應商產能下降,導致供應不及時、產品不符合訂單要求等。

采購風險的普遍存在,使得采購商務風險分析也不容忽視。縱觀各行業的采購商務實踐,我認為主要有七大主要風險需要高度關注:


①意外風險。在物資采購過程中發生的各種意外風險,如自然風險,或經濟政策或價格變動等。
②質量風險。因供應商提供的物資或原材料質量有問題,或未達到質量標準,輕則會影響企業生產效率,重則會影響企業產品質量,對企業顧客造成損害,降低企業聲譽和產品競爭力。
③技術風險。主要體現在產品和設備兩方面。在產品的生產制造周期內,如發生重大技術進步,可能導致產品貶值甚至被市場淘汰,已采購物料也可能因此積壓乃至無用;在以設備采購為代表的短期采購中,由于信息技術的高速發展,設備的更新周期也愈來愈短,可能剛剛重金采購的設備就已落后于時代。
④驗收風險。發生的驗收階段的風險,主要包括數量上缺斤少兩,質量上魚目混珠、以次充好,品種規格不符要求,價格變形等風險。
⑤存量風險,即庫存風險。主要體現在三方面,其一是物料采購量無法及時供應生產所需,導致生產中斷;二是采購過量,導致庫存積壓,既會引發資金沉淀風險,也因此形成存儲損耗風險;其三是因對市場行情預估錯誤,在盲目進貨中發生的價格風險。
⑥責任風險。很多采購風險的發生,歸根結底其實是以責任風險為主的認為風險,比如合同審核不嚴謹導致合同糾紛,或采購人員收受回扣、謀取私利等。
⑦合同風險。以合同為客體的風險包括:合同條款模糊不清、責任約束簡化,因而導致后續合同糾紛,甚至引發合同欺詐風險;合同行為不正當的風險,比如對采購人員行賄,或給予虛假優惠等;此外,還存在合同日常管理混亂的風險,比如合同丟失等。



雖然采購商務風險不可能消除,但通過一定的手段和措施,卻能夠有效防范和規避,將采購風險的發生幾率將之最低。

首先,建立并完善企業內控制度


采購風險中很多都是內因型風險,如合同風險、計劃風險、責任風險等。與此同時,外因型風險的解決,也需要企業內部人員進行控制。
因此,完善的內控制度也是防范采購風險的前提。企業應建立并完善內控制度,加強職工教育,尤其是對采購人員的培訓教育,以增強其法律觀念、職業道德,從而確保內部人員按章辦事,以企業利益為先,從根本上增強企業內部的風險防范能力,并杜絕各種內因型風險。


其次,加強供應風險與履約監督

在與優質供應商的合作中,由于供應商資質佳、信譽好,外因型采購風險也能得到有效控制。為此,在采購供應環節,企業就要對供應商資質進行充分調查,確保采購流程符合程序、供應商符合要求,此后,企業也需定期對供應商進行復審評定。
一旦簽訂合同,企業就需要承擔合同規定的各項義務,而其權利也限定在合同約定范圍之內。因此,企業要進一步加強簽約監督,確保合同條款符合政策、法律,且條款內容齊全、權利義務明確、手續具備、簽章齊全。此外,在簽約之前,一定要確定供應商資信調查已經完成,能夠切實掌握對方的履約能力。


第三,加強采購全過程、全方位的監督。


對于采購環節,企業必須加強全過程、全方位的監督。
全過程是指包含計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環節。重點在于計劃制定、合同簽訂、質量驗收和結賬付款等四個關鍵點。
全方位則是指內控審計、財務審計和制度考核三管齊下。利用科學規范的監督考核機制,在推動全面采購成本管理的同時,企業也可保護采購人員的利益,避免發生外部矛盾。
限制采購管理的因素眾多,既有主、客觀因素,也有內、外部因素,如果一味追求消除所有限制因素,企業不僅需要投入大量的成本和精力,最終也無法完全預防,同時效益自然也不足以覆蓋成本,理想的采購目標也不可能實現。


本文來源于微信公眾號:采購與供應鏈專欄 采

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