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建立事務隔離墻

05-01 08:07:37

 今天的職場人,每個人都在竭盡全力地處理堆積成山的任務,恨不得生出三頭六臂。可即便是996007這樣的高負荷工作,每天到公司面對的工作依舊不減少。每個人跟旋轉的陀螺一般周旋在各色待辦任務列表中無法抽身,也許正在專注于某一項工作,突然一通電話,又要立馬放下手中事去處理一個火燒眉毛的工作。尤其在即時通訊如此發達的今天,如果不是故意基本無處藏身遠離紛擾,每個人無論何時何地都要即時處理。

  為什么如此拼盡全力地努力工作,工作卻依然如此繁多?

 每天的事真的就多到遠遠無法處理了?下班就跟從銀行貸款營業部出來一樣,跟著一大筆“負債”回去,更可悲的是還不知道這些“負債”什么時候是個頭。想必這樣的生活沒有人愿意持續下去,那么不妨讓這個快速旋轉的“陀螺”停下,先確定清楚怎么樣才能不用這么周而復始永不停息的旋轉下去,否則磨沒的不僅僅是“陀螺”頂尖的銳利,還有持續下去的資本。

 按常規切分事務為4類:重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要。早已有事務矩陣來排列著4類工作,可在實際操作中幾乎都很難按矩陣上的優先來執行,原因很簡單是否重要、緊急的定義不確定或者不能由自己完全確定,更何況有些是突發情況,如果再兼顧點人情,整個待辦列表就是一鍋粥。也許自己正全神貫注地給客戶寫著業務報告,那邊領導說有個供應商來訪需要臨時接待,是放下報告轉而去接待供應商?還是晾著一旁焦急等待的供應商繼續心無旁騖地寫報告?相信一般人都會選擇第一種放下去接待這個選項。

  為什么不能選擇第二種呢?

  決定做哪一件事的衡量標準應該是事情的價值高低而不應該是是否緊急。

  確定事情的價值

  一項任務不僅僅是看是否順利完成,更應該關注它本身的目的。如果等待的供應商對公司的價值更高那就應該接待優先,如果是那份客戶報告可以帶來更高價值的合同或者長期合作的可能那就報告重要。更何況如果供應商價值如此之高那領導為什么不能撥冗自己的時間去接待?

 工作是為企業創造價值而不是簡單地為領導節省時間。這兩者有時候是相向同步,有時候是背道而馳。因此,相向同步的可以做,背道而馳的可以大大方方說明緣由并繼續自己的工作。

事務并發的隔離機制

  在計算機領域,有個專業名詞叫并發,即多項任務同時進行的場景。計算機的處理機制分為兩種:硬件和軟件。硬件上就是擴大CPU的核數,一項任務配置一核CPU處理;軟件機制則寬泛的多,可以建立先進先出、后進先出的事務機制,也可以多線程輪詢機制(線程是計算機處理任務的最小單位,這種機制可以實現任務并發處理,可以把它想象成任務處理的環形流水線),還可以對任務加鎖等等。任務越多,硬件考慮的話則所需CPU核數越多,當然成本也隨之水漲船高。這顯然不是一個好選項,正如企業訂單一多也不太會隨意加開生產線一樣。軟件上簡單來說就是切分事務最小單位并實現隔離處理。例如,2個小時寫報告那是否可以把報告分為介紹、業務、案例、提要4部分,半個小時一部分,半個小時內專注寫介紹,完成即去接待客戶。相信讓別人等半個小時還是可以接受,等2小時則基本不太可能。

把事務最小化切分,然后建立間隔,任務時間內專注于它,互不干擾

預留備用時間

  在《稀缺》一書中,人的時間、財富遠不足用的的原因是人們總是把思維“管道”用在了“缺少”這個問題上,越是“缺少”越專注與它并為之苦惱而不能跳出這個思維來真正解決問題。那么真正解決時間稀缺的辦法是預留備用時間,即便時間再緊的情況都要預留。就跟戰場上前方戰事吃緊,就連伙夫都拉上陣去一樣,需要給自己預留“預備隊”以備萬急之用。

  每個人一天都有至少8個小時工作時間,那么怎么更好的使用這8小時呢?不妨上下午都各自預留半個小時的空余,這半小時不要安排任何事務,只配置7小時的來制訂工作。對于正常進行的任務,半個小時的壓縮其實影響并不太大,但對于自己的工作緊張度則大有裨益,尤其臨時出現的突發任務,完全可以更加輕松地安排到備用時間內,這樣就不至于打斷正常進行的任務,可以真正心無旁騖地專注當下,快速解決。

必須懂得拒絕

 工作中,不關領導,很多同事包括自己也都要難免去麻煩別人,需求他人的幫助來解決自己眼下的困難。企業需要團隊互助,但也不是說不分情況的去做這些團結性的工作。每個人都有自己的核心工作點,總不能放下自己的核心來解決他人的非核心工作吧。因此,一方面要牢牢把握自己的核心工作,在這個工作進行檔口可以也必須懂得合理地拒絕別人的要求。拒絕別人多少都是有傷臉面的事,但“老好人”也不見得在公司內部就是人見人愛,受傷的是自己還有企業的價值。只是在拒絕的時候一定要給出真實的理由,或者叫合理的說法,直愣愣的一句“沒空”或者“不行”當然有傷和氣。

  無論什么樣的任務處理機制,都是需要合理地對手上的工作進行“隔離”處理,只有建立受干擾的“隔離墻”方能專注于它,更快更高效地獲得問題的解決,從而自己的工作效率,減少低效甚至是無益的加班。(全文完)

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