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克服形式主義,提高管理效率

02-24 16:17:13

疫情期間,考驗的不僅僅是醫藥學專業方面的能力,更是各個組織的管理能力。大到國家的整體籌劃、組織、管控,小到每個企業、單位的內部管理,在特殊時期都得到了考驗,如何發現問題并改善,提高管理效率?都在這個時期反映出一些問題。

1

【疫情期間的形式主義】

在今年2月16日,國務院聯防聯控機制舉行新聞發布會,著重提到了“基層醫務工作者的負擔太重,很多時間都浪費在填表上”的情況,國家衛生健康委基層司副司長諸宏明說:“我們已經注意到了這個問題,要糾正。基層醫務人員工作比較繁雜、任務很艱巨,每一分每一秒對他們來說都非常寶貴。所以,他們的時間要用在‘刀刃’上,不能做無謂的浪費。”

據人民網報道,在日前召開的**中央政治局常務委員會會議上,習近平總書記專門強調:“要堅決反對形式主義、官僚主義,讓基層干部把更多精力投入到疫情防控第一線。”同時,今年第4期《求是》雜志發表習近平總書記的重要文章《在中央政治局常委會會議研究應對新型冠狀病毒肺炎疫情工作時的講話》。其中提到:“一些基層干部反映,抗疫工作中最典型的形式主義、官僚主義問題莫過于重復報送各類表格。有的地方市縣衛健局、應急局、政府辦、縣委辦、婦聯、教育局、農業農村局等都各自制作一份或幾份表格,要求基層干部填寫并迅速上報,這些表格的內容其實相差無幾,但沒有一個文件、一個部門幫鄉鎮解決急需的哪怕一個口罩、一瓶消毒水的問題。”

據新華社報道,多地基層干部反映,花樣繁多的形式主義消耗了本就緊張的人力、物力,對抗疫工作大局造成嚴重干擾。“表格抗疫”“迎檢大戰”“鼓勁式會議”……疫情嚴峻,有人還在做表面文章,搞形式主義。基層的表格負擔有多重?《工人日報》在2月17日的《“表哥表姐”太難了,抗“疫”容不得形式主義》文章中提到,有的地方,企業想復工,需要填15個表格、2份承諾書,制定1個應急預案、1個復工方案、1套食堂防護措施和1套宿舍防護措施——“企業填材料填得手軟”。

作為應對,國家衛生健康委基層司副司長諸宏明強調,在疫情防控的關鍵時期,除了《傳染病防治法》法定的、必須要填的表格以外,其他的一些報表、統計、總結都可暫停。“讓基層醫務工作者把更多精力投入到疫情防控第一線,能不開的會盡量不開,有些文件能不發就不發,實際工作中,不能以文件落實文件。”

2

【企業管理中的形式主義】

上述的問題屢見不鮮。在疫情期間,各單位的管理工作依然按照往常的方式開展,平日里就影響效率的管理工作,在非常時期格外引人不滿。在基層醫務工作者方面,國家衛健委已經對文山會海叫停。而作為企業,也需要及時調整,加強自身管理效率,克服形式主義,提高組織效率應對(疫情)變化及提升核心競爭力。

3

【形式主義的根源所在】

形式主義在很多地方都存在,從理性角度分析,原因都有哪些呢?

形式主義在中國歷史各個階段都有,其產生既有歷史環境的原因,也有管理體制不到位的原因,今天,我們主要分析管理體制的原因。它主要包含三個方面原因:

原因一:較為集權的官僚體制下導致組織內部缺少靈活的適應環境能力造成的。在中國古代甚至現代社會組織中,一旦權力集中在某個一環節,就容易出現,所有信息集中在某個環節,而這個集權環節容易導致因集權者個人的時間與精力不夠,進而導致組織整體反饋效率受到個人的精力,能力,價值觀等方面影響的局面。與此同時,長期的基層無權利的模式,容易導致執行者不思考,不思維,因為什么事情都是上級局的的決定的,因此自己可以順理成章偷偷懶了,這猶如在家庭中,我們發現如果有的家長期管的過多,孩子就容易出現內向性格,在班級活動中少,適應環境能力,獨立性就差的局面,如果高壓學習,孩子就會在父母面前裝模作樣地看書,而實際上,在父母不在的時候,就會拖沓不看書了。因此在組織中,也類似,看到的現象就如同高壓家長下的孩子在學習一樣的情形了。

原因二:監督體制及信息渠道單一是形式主義肆無忌憚的溫床,在組織中,如果信息本身不暢,監督體制的缺失,就容易出現,執行單位為了個人利益或者怕受到處罰,故意遮蔽信息,也自然容易出現實際情況與提報數據脫節的局面電影1942中,有一個片段,蔣介石在向河南省負責人了解花園口決口的災情情況的時候,河南省負責人匯報說時說道的政府的數據和實際數據脫節的局面。其本質就是信息渠道不暢通,導致層層隱瞞,隱瞞無人知曉,最終倒是上級單位得到的信息偏離實際的局面,而這樣的現象越來越多的時候,執行者的管理者就對了解最真實的實際情況的必要性不足,因為他本身就不用這個數據,他會刻意隱瞞,如果隱瞞的結果,沒別人知道的時候,去基層檢查工作了解的積極性也自然不足了。

原因三:欺負上級不職業,當基層單位知道上級決策者本身不職業的時候,就會用假數據欺瞞上級,曾經就有的領導在疫情會議上告訴媒體:武漢地區生產口罩的數量的時候,多次修改,第一次說產能,百億口罩,第二次說十幾億產能,最后一次說,一百多萬產能,不了解基層信息,上級不去基層檢查,就容易導致執行者做樣子,因為我說的數字,你無從考證,例如曾經到某一個國企的二級生產單位做咨詢,突然有一天來通知,說上級單位安全檢查,所以很多單位,立即:通知檢查期間,衛生清掃到位,工人要求護目鏡安全,維修數據趕緊湊,等等,第二天,上級單位領導在這個廠的干部們的簇擁下,鼓掌中,檢查完成了,據了解,上級單位來的人員僅僅是職能部室的行政干部,而不是專業人才,所檢查什么,看什么都不懂,一周以后,檢查沒有了,抽查沒有了,一切都恢復原樣。安全隱患照樣存在,帶上,你上級也不一定“懂”,如果上級也很少聽取專業人員的建議與意見的時候,就更容易出現各種各樣的形式主義了,數據形式主義,開會形式主義,目標下達形式主義等等現象。

另外,形式主義的做樣子,還會出現以下幾種現象,例如:

微信圖片編輯_20200224161340.jpg

4

【克服形式主義的幾項專業建議】

結合以上分析,我們要對癥下藥,第一:建立科學的分授權機制,科學授權給執行層與基層單位,不斷提高執行層或者基層單位的適應環境的能力,另一個,及時建立有效科學的信息共享機制與監督體制,讓作假的人無法立足與生存,第三,提升管理機關的專業素質,讓檢查有價值,讓決策與分析有意義。

當然,針對疫情期間,各級組織需要提高自身的應對能力,積極建立應急管理機制,例如,美國建立了幾種等級的預警機制,不同等級的預警機制,讓政府機關建立不同等級臨時組織形式,適應救災防災的需要,而不是臨時指定一個領導去救火。

讓專業的人做專業的事情,做好最佳決策與判斷,再調動資源完成急難險重的任務,比如:懂業務的專業人員成為決策小組的主要成員,或者參謀,建立配套機制,授權其擁有解決問題中的各項權利,讓真正的項目制在組織建設中發揮作用。

疫情給我們壓力,我們一方面需要及時調整,同時也要讓類似防疫的各項管理機制及時建立起來,改善工作,不斷提升。

從克服形式主義,提高管理效率的角度,結合長期咨詢工作中的經驗,我們先從信息共享機制建設方面提出如下思路,僅供參考。

1、建立公司級的信息共享平臺,促進跨部門之間的信息共享。

很多信息的收集是管理工作的必要環節,從各部門的管理工作出發,收集信息并不是問題,但是各部門的重復收集,給下級帶來較大的工作負擔。而通過建立信息共享平臺,可以保障信息的統一、及時,避免反復、重復收集信息。在當前時代,各個企業均有內部的信息技術平臺,或是內部工作群,在疫情期間,各企業也采用了遠程辦公、云平臺交流的手段,并不存在技術難點。

2、建立“能輔分開”的工作方式,將專業人才與管理人才的工作分開。

在很多企業中,都能看到讓專業人才做輔助性工作的情況。例如某些生產企業,讓工藝人員填寫各種表格,在技術企業,讓研發專員重復提交報表等,都屬于類似的問題。部分企業專門設置了事務員,來做數據收集類工作,但是在實際操作中,由于職責規范不到位、事務員的能力不足,導致沒有完全解放專業人才的精力。

3、在信息收集方面開展規范統一的培訓,建立各項標準、簡化流程。

很多部門要求的信息均是從各自部門出發的表格、口徑。如果能建立統一的信息收集表單和規范,實現標準化,可以有效簡化基層人員的管理成本。在建立統一標準后,開展相應的培訓,確保大家形成統一認識,便于長期實施。

在幫助某生產企業梳理流程過程中,采用了類似的方式,建立標準化的信息提報流程,包括統一時間標準(各類信息提報統一在每周五下午開展)、統一信息標準(采用統一的集成表格,各部門從中取數)、統一質量標準(各類信息的規范、深度、來源等進行統一),通過改善,有效節省了一線人員的工作量,提高工作效率,降低了人工成本。

4、建立部門間協作機制和信息共享規范。

短期內要解決信息共享的問題,可以采用制定工具規范的方式,幫助各部門約定工作銜接的規范和信息提報、共享的方式。

微信圖片編輯_20200224161353.jpg

5、明確管理職責,對各類崗位的工作提出明確規范,減少無效工作。

很多部門之所以不斷收集信息,一方面是上級領導需要數據信息的時候自身沒有做好日常的數據積累和臺賬,另一方面是缺少崗位的明確規范,通過收集數據、整合數據增加工作量。雖然這樣的工作成效有待商榷,但是在飽和度上確實增加了不少。對于這種情況,我們建議企業或部門對類似的崗位和員工要明確工作規范和要求,幫助該崗位優化職責,加強日常的檢查監督,減少臨時的信息收集,加強更有效的工作職責,減少低質量的信息收集匯總工作。例如對某些崗位,可以明確要求對每次收集的信息做出分析建議,供領導參謀使用。

6、建立信息共享的企業文化和規范。

在近幾年逐漸為人熟知的《賦能》一書中,提到很多企業在規模發展壯大后,都面臨著“深井病”的困擾,即每個部門都是一口“深井”,信息無法共享,導致組織效率低下。很多企業為了“信息保密”或者受到官僚主義的影響,信息局限在高層或少數人手中,大大影響了企業的整體組織績效提升。而要推動企業改革,一方面要依靠建立部門協作和信息共享機制,作為短期的工具方法,從長期來看,要建立信息共享的文化和規范,讓每個人都能了解到關鍵信息。例如美軍在戰場上,每個士兵都要及時反饋信息,同時,每個士兵也能收到戰場全局態勢圖,更好地對自身行動和目的提供指導。

5

【總結】

在面臨困境的時候,管理提升可以有效降低成本、提高內部效率,讓更少的人產出更多的價值,是所有企業的管理目標。針對文山會海、形式主義的痼疾,在長期咨詢和研究過程中,總結出一套行之有效的提升方案,從短期的協作機制建設、溝通工具建設培訓,到長期的信息共享文化的培育、管理規范建設,在各類企業中不斷實踐、完善、提升,取得了良好的實際效果。

作者:任飛  華恒智信咨詢師

來源:華恒智信

歡迎轉載,但是轉載請注明來源華恒智信,作者:任飛”

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